Declaración de confidencialidad de los candidatos

Fecha de publicación:

1.            Introducción

Respetamos los derechos a la confidencialidad de las personas y estamos comprometidos con el tratamiento de los datos personales de manera responsable y en conformidad con la ley aplicable. Es importante que lea atentamente la presente Declaración en su totalidad puesto que establece cómo Altro Scandess SA («la Sociedad», «nosotros») trata sus datos personales cuando presenta su candidatura a un puesto de trabajo o cualquier otra función con nosotros y los derechos que tiene en relación con dicha información. El término «candidatos» se emplea en la presente Declaración para referirse a cualquier persona que presente su candidatura a un puesto de trabajo o que busque de otro modo desarrollar trabajo con o para nosotros (ya sea de forma permanente o no).

Si tiene cualquier duda, comentario o pregunta sobre esta Declaración, póngase en contacto con nosotros a través de los datos de contacto indicados en el artículo 8 a continuación.

2.            Tipo de datos personales que recabamos cuando presenta su candidatura

Datos personales recabados sobre usted

Los tipos de datos personales que recabamos y tratamos cuando presenta su candidatura a un puesto con nuestra Sociedad incluyen (entre otros):

• datos de identificación y de contacto: incluido su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otra información de contacto, género, fecha de nacimiento, nacionalidad/es, números de identificación nacional (como por ejemplo DNI, pasaporte, número/s de seguridad social) y su empleador actual y número de matrícula de su vehículo (cuando lo haya proporcionado como parte del proceso de registro de visitantes).
• Historia laboral: como por ejemplo empleadores anteriores y cargos/puestos de trabajo y su motivo para abandonarlos.
• Antecedentes: como por ejemplo cualificaciones académicas/profesionales, cualificaciones laborales, formación, datos incluidos en su formulario de candidatura / CV (que pueden incluir de manera voluntaria datos sobre cualquier afiliación o intereses que constituya Información sensible personal), expedientes y referencias laborales.
• Datos de sus personas de referencia designadas (incluidos su nombre, datos de contacto, empleador y cargo) y detalles de referencias proporcionadas por ellos (las personas de referencia serán únicamente contactadas cuando hagamos una oferta de empleo).
• Datos de su estado de inmigración/visado y derecho al trabajo.
• Información obtenida mediante pruebas psicométricas, incluidas pruebas de habilidad, perfiles de personalidad (cuando se desarrolle como parte del proceso de selección) y (para nombramientos de altos cargos) un informe preparado por un psicólogo empresarial.
• Alguna información específica al cargo, incluidos datos de puntos, acreditaciones o prohibiciones para candidatos a un puesto que implique conducir para las actividades de la Sociedad.
• Otra información que proporcione voluntariamente durante el proceso, incluido mediante centros de evaluación / ejercicios y entrevistas.

Como norma general, durante el proceso de selección, tratamos de no recabar o tratar ninguno de los siguientes: información que divulgue su origen racial o étnico, creencias religiosas, políticas o filosóficas o afiliaciones a sindicatos; datos biométricos con la finalidad exclusiva de identificación; o información relativa a su salud/vida sexual («Información personal sensible»), a menos que lo autoricen las leyes aplicables o cuando sea necesario para cumplirlas.

Sin embargo, bajo determinadas circunstancias, podremos necesitar recabar alguna Información personal sensible para fines legítimos en relación con la selección, bien porque nos sea necesario para cumplir una obligación legal o bien porque usted elija proporcionárnosla de manera voluntaria, por ejemplo:

• obligaciones (cualquier informe producido por nosotros en este contexto no lo identificaría a usted directamente);
• información sobre su condición física o mental para considerar ajustes del proceso de selección y/o el cargo subsiguiente; o
• Información personal sensible que elija usted compartir con nosotros durante el proceso de selección.

Cuando le solicitamos Información personal sensible de manera voluntaria podrá optar por no proporcionárnosla, la falta de consentimiento no tendrá ningún efecto negativo para usted.

Datos personales recabados de otras fuentes

Podremos recabar algunos datos personales (o en determinadas circunstancias Información personal sensible) de otras fuentes. Por ejemplo:

• Referencias proporcionadas por las personas de referencia.
• Otros antecedentes proporcionados o confirmados por instituciones académicas, proveedores de formación o certificación y proveedores de servicios de verificación de antecedentes.
• Información sobre cualquier acreditación, prohibición u otras faltas relacionadas con la conducción a través de los proveedores de verificaciones de permiso de conducción (para aquellos candidatos cuyo cargo implicaría conducir para las actividades de la Sociedad).
• Información proporcionada por agencias de selección de personal o de búsqueda de ejecutivos.
• Información recabada de fuentes públicas disponibles, incluida cualquier plataforma de redes sociales que usted utilice o cualquier otra información disponible en línea.

(En cada caso, cuando esté permitido y en conformidad con la ley aplicable).

3.            Finalidades para el tratamiento de los datos personales

Recabamos y utilizamos estos datos personales principalmente para fines de selección y planificación de recursos, y para cumplir las leyes y normativas aplicables. Esto incluye su utilización para identificar nuevos talentos, asignar candidatos a vacantes de empleo, llevar a cabo la investigación / verificación de antecedentes, determinar sus cualificaciones e idoneidad para un puesto, administrar evaluaciones y entrevistas, alcanzar una decisión de contratación, hacer ofertas y proporcionar contratos de trabajo (y de otro modo para comunicarnos con usted sobre el proceso de selección) y realizar verificaciones previas al empleo, incluida la determinación de su derecho a trabajar.

Si se le acepta para un puesto en la Sociedad, la información recabada durante el proceso de selección formará parte del registro continuo de miembros del personal y se tratará en conformidad con nuestra Declaración de confidencialidad del empleado.

Si no se le selecciona, borraremos sus datos personales seis meses después de finalizar el proceso de selección.

4.            Con quién compartimos sus datos personales y a quién se los transferimos en el extranjero

Procuramos dar acceso a los datos personales únicamente a aquellos que lo requieran para llevar a cabo sus tareas y obligaciones, y a terceros que tengan una finalidad legítima para acceder a ellos. Siempre que permitamos el acceso a los datos personales por parte de un tercero, implementaremos las medidas apropiadas para garantizar que los datos se emplean de manera coherente con la presente Declaración y que se mantengan la seguridad y confidencialidad de los datos.

Transferencias a terceros prestatarios

Podremos poner ciertos datos personales a disposición de terceros que nos presten servicios en relación con el proceso de selección. Por ejemplo, alguna información se pondrá a disposición de:

• proveedores de pruebas psicométricas y de habilidad, por ejemplo, Psycruit, que alberga herramientas de pruebas psicométricas cuando esto esté incluido en el proceso de selección;
• agencias de selección de personal o búsqueda de ejecutivos implicados en su selección, por ejemplo, Michael Page International;
• proveedores de almacenamiento de datos, servicios compartidos y plataformas de selección, desarrolladores informáticos y proveedores de soporte, por ejemplo, Microsoft, Reed, CV Library, Total Jobs, Indeed.

Podremos igualmente divulgar datos personales a terceros sobre la base de otros motivos legales, entre otros:

• cuando haya proporcionado su consentimiento;
• para cumplir nuestras obligaciones legales, incluso cuando sea necesario atenerse a la ley, la normativa o un contrato, o para responder a una orden judicial, administrativa o un procedimiento judicial, incluidas, entre otras, una orden judicial, una auditoría por parte del Estado o una orden de registro;
• en respuesta a las solicitudes legales por parte de las autoridades públicas (incluidos para fines fiscales, de inmigración, sanitarios y de seguridad, seguridad nacional u orden público);
• según sea necesario para establecer, ejercer o defenderse contra reclamaciones legales potenciales, posibles o reales;
• cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales o aquellos de otra persona; y/o
• en relación con la venta, asignación u otra transferencia de la totalidad o parte de nuestra actividad.

Transferencia internacional de la información

En algunos casos, el hecho de compartir la información como se ha descrito anteriormente podrá provocar que sus datos personales se transfieran a nivel internacional, incluido desde el Espacio Económico Europeo a un país externo a este. Dichos países podrían tener leyes de protección de datos diferentes a las de su país (y, en algunos casos, pueden no ser igual de protectores).

En particular, la Sociedad ha celebrado acuerdos con prestatarios terceros que tratan sus datos personales en países no pertenecientes al EEE en todo el mundo, incluso a través de suben cargados del tratamiento. Cuando exportamos datos personales a partir del Espacio Económico Europeo («EEE») a un país externo a este, como por ejemplo los Estados Unidos, nos basaremos en resoluciones de la Comisión Europea que establezcan que el territorio correspondiente mantiene un nivel adecuado de protección de datos o implementa medidas para proporcionar un nivel adecuado de protección de datos con arreglo a la legislación de la UE.

Las medidas que tomamos incluyen:

• implementar las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea (con arreglo al artículo 46.2 del Reglamento general de protección de datos) para dichas transferencias.
• basarnos en el hecho de que el receptor de los datos personales basado en los EE. UU. se ha autocertificado para el Escudo de Privacidad EU - EE. UU. (en conformidad con el artículo 45 del Reglamento general de protección de datos).

Podemos proporcionar nuestras cláusulas contractuales tipo y otros mecanismos en los que nos basamos previa petición.

5.            Fundamento jurídico para el tratamiento de datos personales

Con arreglo a la ley europea de protección de datos, nuestro fundamento jurídico para el tratamiento de sus datos personales como parte del proceso de selección es:

• nuestros intereses legítimos (que se resumen en el artículo 3 anterior y que no se ven anulados por sus intereses en cuanto a la protección de datos o derechos y libertades fundamentales, en particular teniendo en consideración los dispositivos de protección que establecemos);
• para cumplir las leyes y normativas aplicables de inmigración y/o empleo;
• para tomar medidas antes de celebrar un contrato de trabajo con usted, cuando se le considere para su contratación laboral;
• en circunstancias en las que hayan hecho públicos sus datos y contenga cualquier Información personal sensible que tratemos;
• (en circunstancias limitadas) cuando tengamos su consentimiento para hacerlo. Cuando hayamos solicitado su consentimiento para tratar sus datos personales, tendrá derecho a revocarlo en cualquier momento;
• para proteger los derechos e intereses del Grupo de la Sociedad, nuestros empleados, candidatos y otros, tal como requiera y permita la ley aplicable.

Cuando solicitamos datos personales e Información personal sensible sobre usted, puede optar por no proporcionárnoslos, la falta de consentimiento no tendrá ningún impacto negativo para usted cuando se solicite la divulgación a título voluntario. Sin embargo, a menos que se indique lo contrario, la información que le solicitemos será necesaria para celebrar nuestro contrato de trabajo con usted o para cumplir con nuestras obligaciones legales. En caso de no proporcionárnosla impedirá que comencemos efectivamente nuestra relación contractual con usted o que completemos nuestro proceso de selección y/o que cumplamos con dichas obligaciones legales, lo cual podrá significar que no podamos continuar con el proceso de contratación en relación con usted.

Si tiene preguntas o necesita más información sobre el fundamento jurídico en el que nos basamos para recabar y usar sus datos personales, póngase en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto que figuran en el artículo 8 a continuación.    

6.            Plazos de retención de datos

Los datos personales y la Información personal sensible se almacenarán en conformidad con las leyes aplicables y se mantendrán el tiempo que se necesite para llevar a cabo las finalidades descritas en la presente Declaración o tal como requiera la ley aplicable. En general esto significa que sus datos personales se retendrán:

• en conformidad con los plazos de retención establecidos en la Declaración de confidencialidad del empleado de la Sociedad (cuando le contratemos para llevar a cabo un trabajo); o
• durante seis meses a partir de la finalización del proceso de selección.

Encontrará más información detallada disponible en la Política de retención de datos de la Sociedad.

7.            Sus derechos a la confidencialidad de los datos

Podrá ejercer los derechos a su disposición con arreglo a las leyes aplicables de protección de datos del siguiente modo:

• Si desea acceder, corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, podrá hacerlo en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros a través de los datos de contacto indicados más abajo.
• Podrá oponerse al tratamiento de sus datos personales, solicitarnos que restrinjamos el tratamiento de los mismos o solicitar su portabilidad. Nuevamente, podrá ejercer dichos derechos poniéndose en contacto con nosotros mediante los datos de contacto indicados más abajo.
• Si recabamos y tratamos sus datos personales sobre la base de su consentimiento, podrá revocar su consentimiento en cualquier momento. Revocar su consentimiento no afectará la legalidad de ningún tratamiento que hayamos llevado a cabo antes de su revocación, ni afectará el tratamiento de sus datos personales realizado por motivos legales de tratamiento independientes al consentimiento.
• Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos sobre nuestra recopilación y uso de sus datos personales. Por supuesto, preferiríamos que plantease sus cuestiones primero a la Sociedad directamente (a través de los datos de contacto indicados en el artículo 8 a continuación).

Respondemos a todas las solicitudes que recibimos de personas que desean ejercer sus derechos de protección de datos de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables.

8.            Datos de contacto

Envíe cualquier pregunta a solicitud en relación con la presente Declaración a mydata@altro.com